Tietosuojaseloste

PERHEKOTI HUOMA OY       12.2.2022           

                                                                                
1.  Rekisterinpitäjä
Perhekoti Huoma Oy
Y-tunnus: 3197379-6    

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:

Perhekodin vastuuhenkilö / palveluntuottaja

Heidi Van Gysel

Maahistenkuja 14, 20400 Turku

heidi@perhekotihuoma.fi

3. Rekisterin nimi

Perhekoti Huoma Oy asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Perhekoti Huoma Oy käyttää sähköistä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmää, joka on Valviran hyväksymä. 

Asiakastietoja käytetään perhekodin palvelutehtävän suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan ja arviointiin. 

5. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Perhekoti Huoma Oy:n asiakasrekisteri sisältää vain palvelutehtävän kannalta välttämättömät asiakastiedot. 

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot asiakkaista:

nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, sairaudet ja allergiat sekä perhesuhteet.

Tallennettujen asiakastietojen lähteenä toimii asiakas, joka myös osallistuu tietojen kirjaamiseen säännöllisesti yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilöstöllä ja vastuuhenkilöllä on velvollisuus kirjata asiakasrekisteriin välttämättömät asiakastiedot palvelutehtävään liittyen.   

6. Asiakastietojen käsittelijät

Asiakastietoja käsittelee ainoastaan Perhekoti Huoma Oy:n vastuuhenkilö sekä ohjaustyössä oleva henkilöstö.

Tietoja käsitellään tietosuojalain (5.12.2018/1050) mukaisesti.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Perhehoidon järjestämä kunnan sosiaalitoimi omistaa kaikki palvelutehtävään liittyvät asiakasasiakirjat, jotka asiakassuhteen päätyttyä perhekodissa toimitetaan kunnalle arkistoitavaksi. 

Asiakastietoja saatetaan luovuttaa tilanteen vaatiessa myös viranomaisille lainsäädäntöön perustuen.

Asiakastietojen siirtämisessä noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimaa tietosuojan tasoa ja muita tarvittavia turvatoimia.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys

Asiakasrekisteriin tallennettuja asiakastietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niihin pääsy on rajattu vain ohjaustyötä tekevälle perhekodin henkilöstölle. Asiakasrekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla palvelimella ja sähköinen tiedonsiirto tapahtuu suojattua yhteyttä käyttäen.

Manuaalisesti laaditut asiakirjat (esim. Palvelusopimus) säilytetään lukitussa tilassa. Asiakastiedot säilytetään perhekodissa vain asiakassuhteen ajan. Tietojen siirryttyä kunnan hallintaan, perhekodin vastuuhenkilö vastaa niiden turvallisesta hävittämisestä. Manuaalisesti tuotetut sopimukset palvelusta jäävät perhekotiin lukittuun tilaan.

10. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus nähdä järjestelmään tallennetut omat asiakastiedot, sekä pyytää niiden korjaamista tai poistamista mikäli tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisena perhekodin vastuuhenkilölle.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn tai tehdä valitus valvontaviranomaiselle.